經(jīng)常有主管抱怨秘書的檔案管理做不好，東西找不到，找到了又是舊的資料，這也許是秘書的方法不正確，可是也有可能是其他的問題，譬如說：
(一) 無健全的組織系統(tǒng)
公司內(nèi)部的組織系統(tǒng)不斷的變革，使得檔案的歸屬單位經(jīng)常修改，致使ABC后移交的時(shí)候，誰也不知道檔案花落誰家。
(二) 檔案人員素質(zhì)低落
管理檔案的人員沒有接受過磚業(yè)的訓(xùn)練，所以按照自己的想法去做。或者是找個(gè)不相干的人去管理檔案，致使檔案系統(tǒng)十分紊亂。
(三) 缺乏科學(xué)化的檔案分類法
所謂科學(xué)化的檔案分類方式，是要按照guoji慣例來分類，同時(shí)依據(jù)公司的組織規(guī)模來設(shè)計(jì)，例如按照公司的功能類別，或是按照公司的企業(yè)文化發(fā)展模式來決定，都必須層層考慮在內(nèi)。
(四) 無完備的索引
有很多檔案設(shè)立，但是任誰也找不到，那就等于零。檔案管理的原則是，任何人隨著檔名，就可以輕易的找到所需的資料，而且資料還是ABC新的才行。
(五) 缺乏檔案管理制度
無論任何ABC小的組織或者單位，在建立之初，都要有自己的檔案管理制度，規(guī)定一些必要的建置與檔案流程，保存期限等等，這些制度也必須明令公布。有關(guān)完整的檔案管理制度法規(guī)，請(qǐng)參照本書ABC后的附錄。
檔案管理的制度
在一個(gè)公司中，檔案管理的工作不應(yīng)隨便交給新人，而應(yīng)由對(duì)公司的組織文化及歷史有足夠了解程度的人來做；而其實(shí)際之檔案管理與鑒定流程，可依下列程序進(jìn)行：
1.建立公司組織圖
對(duì)于商業(yè)檔案之鑒定，首要的ABC步，即是先建立公司的組織圖，從組織圖可窺出整個(gè)公司各例行業(yè)務(wù)之全貌。
2. 建立公司文件的目錄清單
(1) 全宗原則：依據(jù)各部門而列出相關(guān)檔案，有些較小的公司并無部門之編制，此時(shí)，則依“功能”別來區(qū)分；同一部門或同一功能業(yè)務(wù)而產(chǎn)生之檔案應(yīng)放在一起，且應(yīng)依據(jù)其原始順序排列，此即所謂的全宗原則。
(2) 文件系列為單元：在全宗原則下，再按照該文件的功能、主題或其他特性而形成各種文件系列，如帳本、會(huì)議紀(jì)錄等。
通常，在一個(gè)公司里，常見的文件系列類型有：會(huì)議紀(jì)錄、往來書信、股份記載書、法律文件、財(cái)務(wù)文件及統(tǒng)計(jì)資料等。
而每種文件系列下，又可區(qū)分為許多副文件系列，例如：就會(huì)計(jì)檔案而言，又可分為帳本、各種財(cái)務(wù)報(bào)表、發(fā)票等；書信又可依年代、往來客戶之公司名稱或其他標(biāo)準(zhǔn)而分；而會(huì)議紀(jì)錄則又可依不同委員會(huì)、工作團(tuán)體或年度會(huì)議來分。
(3) 檔案盒標(biāo)簽之制作：每個(gè)文件系列之檔案整理好后，可放入檔案柜，并應(yīng)在盒外做一標(biāo)簽，給予明確、清楚的描述，所描述的內(nèi)容可包括：公司和部門的名稱、文件系列的名稱、文件所涵蓋的起迄日期、保留期間和保存地點(diǎn)、檔案的件數(shù)、檔案產(chǎn)生者等等。
3. 定下檔案保存期限及決定其銷毀日期
建立了檔案的清單后，接下來的工作，就是要進(jìn)行訂下檔案保存期限及決定其銷毀日期的檔案的鑒定工作，這種經(jīng)過鑒定的檔案稱為“scheduled records”。
通常檔案鑒定工作主要的參考資訊，是來自于檔案的目錄清單（inventories）。因此，目錄清單的詳細(xì)與否，對(duì)于檔案的鑒定和分析工作，有很重要的影響。
在分析過文件內(nèi)容后，再參考公司的行政、會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)及法律需求，即可定下該檔案的處理計(jì)劃（Records Creation Plan, RCP），此計(jì)劃即為檔案的歸檔、儲(chǔ)存、保留、銷毀等過程之準(zhǔn)則。
在設(shè)定公司檔案的保存期限時(shí)，需參考公司行政上之需要及法律上之規(guī)定，一般而言，有個(gè)趨勢(shì)是設(shè)為十年。
但對(duì)于那些屬于日常性例行業(yè)務(wù)的檔案，可以在保存二年、三年、或是五年后即可銷毀。檔案的銷毀應(yīng)定期舉行，ABC在每年的年初。
為了確保檔案的機(jī)密不外流，在銷毀前，ABC先檢查核對(duì)銷毀清單，以確定該銷毀之檔案均已銷毀。@(待續(xù))
摘編自 《秘書養(yǎng)成術(shù)》 書泉出版社 提供
