Eleven little tricks to give your E-Mail today’s personality and tomorrow’s professionalism.

以E-Mail表現個人特色

我經常覺得奇怪，為什么有人喜歡使用E-Mail信箱中的自動回覆功能寄發休假通知（out-of-the-office messages），因為此舉是將自己從活生生的人類降級成沒血沒肉的機器人。下面是封我ABC近接到的同類郵件，與其他休假通知沒啥不同，只是名字改了。

這是一封自動回覆的電子郵件，本人目前正在休假，4月1日銷假上班前都無法與你聯絡。謹此通知，本人已經收到你的電子郵件，在本人返回工作崗位之后，會依正規程序回覆。

如果你在本人休假期間需要立即協助，請與本人的助理吉娜．蓋諾伊德聯絡，分機702，她應該會協助你。

如果你是垃圾郵件發送者，請將本人的資料從你的通訊錄移除。

蘿貝塔．機器人　敬啟

拜托，蘿貝塔，有血有肉的人才不會寫這種東西！丟掉那些無聊的格式，寫一封道道地地的電子郵件吧。

讓我們仔細分析一番

“這是一封自動回覆的電子郵件”

好一個開頭，只是沒有人想看這種電腦處理的冷冰冰回信，“自動回覆”這種字眼尤其糟糕。

“本人目前正在休假……”

誰都看得出來你“正在”休假。

“……無法與你聯絡”

你是不是到一個遙遠的打仗，不幸遭到俘虜，還被單獨監禁，因此與外界斷絕聯絡？萬一有什么緊急事件呢？“無法與你聯絡”給人的感覺很糟糕。

“謹此通知”

好像是法院的傳票。

“在本人返回工作崗位之后”

現在還有人這樣說嗎？“等我回來之后”不就可以了？

“本人會依正規程序回覆”

“正規程序”要等到什么時候？下個星期？下個會計年度？你是不是在暗示我，你必須先回覆一長串比我重要的人，然后再來處理我的郵件？

“如果你在本人休假期間需要立即協助”

首先，“協助”太文縐縐了，大部分人會說“幫忙”。不過“幫忙”其實也不恰當，因為寄信人需要的未必是“幫忙”，可能是為了別的原因而與你聯絡，所以只要說“如果你在我休假期間有任何需要……”就可以了。

“請與本人的助理吉娜．蓋諾伊德聯絡，分機702，她應該會協助你。”

“應該”會協助我？拜托請改成“她將會協助你……”，如果吉娜有困難，她自己會告訴我。

“如果你是垃圾郵件發送者，請將本人的資料從你的通訊錄移除。”

十分愚蠢的說法。難道你以為垃圾郵件發送者拜讀你這封電子郵件之后說：“噢，真糟糕，蘿貝塔，你不希望我們再聯絡你了嗎？好吧，我們會把你的資料從通訊錄移除。”

人工智慧不如人性智慧

為了證明你是個活生生、會吃飯、會呼吸的人類，下回你休假的時候，不妨如此昭告各方：

感謝您的來信，我休假到4月1日，一回來就會與您聯絡。如果您有急事，請打電話給我的助理吉娜．蓋諾伊德，分機702。非常期待回來后再與您聯絡。

如果你希望凸顯自己的磚業風范，但是又想多一點人味，郵件的主旨欄不要寫“休假通知”，改成“我休假到4月1日”。

妙招71　寫封人味十足的休假通知

明明就是一個有血有肉的人，為什么要模仿機器口吻？如果你只是要說“會發亮的不一定是金子。”又何必寫成“所有會發出光芒的事物，未必全部都是黃金這類礦物。”
　　
撰寫休假E-Mail不必正經八百、拘泥格式，友善的口吻其實更討喜，白話的休假通知并不會損傷你的磚業風范。@(待續)

摘編自 《人見人愛的華麗社交》 美商麥格羅.希爾guoji股份有限公司 臺灣分公司 提供 (http://www.dajiyuan.com)