當一位紳士想要邀請一位女士跳舞時，他就在跳舞卡上，把自己的名字寫在與該支舞曲對應的地方，表示他預定要和那位女士跳這曲舞蹈。

這張卡顯示了供給（可以共舞的舞曲總量）和需求（被預定舞曲的總量）的數量。

要計算你的跳舞卡，也就是你的供給和需求，可以參照以下做法。

計算出你必須做的事情的總量――需求

1.選擇一個時程，不論是一個月、幾個月、從現在起到下個月月底、從現在起到這一季結束、半年、從現在到年底……等等，只要你覺得合適即可。

2.列出一個清單，列出在這個時程內所有需要完成的計劃。清單中的計劃應該具體如下：

˙該計劃在這個時程內結束；

˙該計劃在這個時程內開始；

˙該計劃在這個時程內開始并結束；

˙該計劃在這個時程內持續進行。

3.在清單內加入“一般業務”或稱“例行工作”類型的事項，它應當包含如下的事項：

˙會議：你要參加的所有會議可能都涉及清單中的特定計劃，大多數人都有像“小組會議”、“周一例會”、“公司大會”之類的會議。

千萬不要忘記你可能必須在會議之前做些準備工作，以及出席會議本身所需的時間，而且你可能在會后還有一些后續工作或決議通過的事情要做。

˙報告：你的工作可能會涉及很多報告的撰寫（或閱讀）。

˙干擾：不管這種干擾是來自于直接會面，還是透過電話（市話或手機），我們每個人每天都會受到一些干擾。

˙收件夾/電子郵件。你的所有郵件很可能都涉及清單中的計劃，但是我們大多數人每天都有其他的郵件必須處理。無論如何，需要花些時間來判斷這些郵件是否真的和具體計劃有關。

˙出差/拜訪：你可能會需要出差，或有人來訪，這就會占用你的時間。

˙培訓：你可能會參加某些類型的培訓課程，也可能需要協助別人做培訓，或監督別人的培訓。

˙年假/節假日。

˙管理他人：你可能是一位經理，需要管理很多人，這也會占用你不少時間。

˙電話/電話會議：每個人每天都或多或少要打一些電話。

˙支援：你可能需要花時間來支援某些人、或系統、或產品。

˙招聘：你的組織可能需要增加人手，因此你必須花時間來閱讀簡歷，面試新人，還可能進行一些和招聘有關的活動。

˙滅火工作。

˙代理別人的工作：當有人休假時，可能需要你來代理他們工作。

4.加上一欄――名為“新事項”。你規畫的時程里，工作可能不會發生變化（有可能不會發生變化，但我自己未曾遇過沒發生變化的情況）。

但更可能的情況是，不斷有新事情冒出來。因為它們現在還沒有出現，我們也無從得知是什么新事項，只知道新事項的出現幾乎是無法避免的。“新事項”這一欄就是因此而準備的。@(待續)

摘編自 《其實你做太多了！實踐3守則，讓你周休三日也能使命必達》 臉譜出版社 提供