(一) 熟悉主要歸檔的原則和方法

秘書在執行文書檔案整理的過程當中，必須要熟悉自己單位里面對于歸檔的原則，特別是什么人歸到什么事情和什么地方，這些都是要能夠確切明白了解的。

舉例來說，是zhongyang檔案管理制還是分儲制？是依照姓名法還是性質法來排列？哪些資料是開放性檔案，哪些是封閉性檔案？這些都是秘書在作業的時候需要事前了解的。

(二) 具備建檔的基本知識

秘書進入一家公司的時候，必須花幾天的功夫，先把以前所有舊檔案都仔細研讀一次，這樣才知道這個單位里面所發生的人事物都是些什么。

秘書應該花點時間前往圖書館或是圖書公司，仔細觀摩檔案管理的細節，通常這些地方都是可以學習檔案管理的細節，例如欄目、歸檔、借閱等等；還有需要前人指點，知道這家公司以前發生了什么事情，有哪些重要檔案需要特別注意。

(三) 要會整理卷宗

文書檔案有許多部分與公文程序有關，每天進出的公文要經過各種不同的手續，簽請、批示、會文、歸檔等等，全套作業系統在不同的公司里面會有不同的方法。

秘書在整理卷宗的時候，要按照優先順序排列，對于緊急需要批閱的應該加注說明，以明顯的方式讓主管能夠一目了然，很快就可以處理好ABC緊急的要項。

(四) 檔案工具的挑選應適用

檔案管理的成功與否，良好工具的使用占有很大的作用。所謂檔案管理工具，廣義的來說是指檔案柜、檔案架、檔案夾這類型態的東西，但是放置檔案的空間和地點，其實才是真正重要的因素。

還有細小的東西像是卷宗夾、卷宗架，甚至更小的吊架和回紋針等，都是檔案存放長久的時候，所可能產生問題的東西。

(五) 適用于公司的文化和作業方式

不同單位不同性質的檔案管理，會有很大的不同，例如建筑師事務所，必須使用很多的曬圖，這些巨大的圖畫要如何存檔，就與一般的文書檔案不同；又例如小朋友圖書館的書籍和教具，在整理起來和收存的時候，就需要比較不一樣的登錄方式，因為孩子可能看不懂文字，有些需要圖示來解說。

如果是工廠作業所產生的檔案，就與業務部門所產生不同，這些都是平時秘書可以注意和學習的地方。

電子檔案管理應該注意哪些要件？

在 3C（Computer, Communication and Consumer）的時代來臨的時候，大部分的傳統檔案已經被電子檔案所取代，電子檔案的優點很多，在下面各節詳細敘述，但是在執行電子檔案管理的時候，應該注意以下原則：

1. 完整性（integrity）：指在電子檔案管理流程中，應確保儲存電子檔案之內容、詮釋資料及儲存結構之完整。

2. 真實性（authenticity）：指可鑒別及確保電子檔案產生、搜集及修改過程的合法性。

3. 可及性（accessibility）：指藉由電子檔案保存機制，配合法定保存年限，維持電子檔案及其管理系統之可供使用。

當資訊不斷以電子／數位形式這種新的媒體型態生產，檔案資源如何長久正確的保存？

如何將儲存于當代媒體、軟體及硬體的電子資源，不會因時間的消逝、技術的變遷、媒體品質的衰竭而長久保存到后世，是保存電子檔案ABC的挑戰。

電子檔案的優點

1. 攜帶方便，節省空間：使用磁碟陣列、可讀寫光碟柜、唯讀光碟柜等稿容量儲存設備，節省檔案儲存空間。

2. 具有被檢索、即時性、安全性、完整性、經濟性及準確性等特質。

3. 跨越不同語言平臺與字形問題。

4. 可設定使用者權限，清楚依照個人或部門等方式，規劃分類使用者。

5. 資料能夠自動轉換、傳送。

6. 避免重復建檔，節省人工輸入，提稿作業效率、降低成本。

7. 查詢資料可顯示文字資料、影像資料或兩者同時顯示。

8. 查詢范圍涵蓋文件群組之各索引欄位，可全欄位中英文全文檢索；或利用全文搜索引擎功能取得關聯資料。

9. 文件內容可再編輯使用，查詢之文件可上、下翻頁瀏覽。

10. 影像資料可視需要調整顯示旋轉角度，依ABC適稿度ABC適寬度以不同大小比率顯示，可放大或縮小，以及調整色階效果。

11. 得以進行稽核：紀錄人員進出系統，以及資料何時及被誰調閱等資料，并提供列印功能。

12. 制作及儲存保管成本低廉，可以在低保存成本下有效延長檔案壽命。

13. 可透由網際網路將文件檔案上傳，無地域限制：利用數位化的資訊傳輸速度快（而且傳輸速度有越來越快的趨勢）及不受時間、空間限制的網路優點，任何使用人可以運用快速及便利的資訊工具獲取完整的檔案資訊。@(待續)

摘編自 《秘書養成術》 書泉出版社 提供