就算使用了電腦，紙本文件還是有增無減的人，請想想看，自己是不是一直在做不必要的列印

例如用文書處理軟體完成了一篇文章，然后以電子郵件傳送完畢，這時候當然沒必要把它列印出來。即使是對方寄來的郵件，如果看過之后就算處理完成，那么特地列印出來也只是徒增浪費而已。

然而，也有人惟恐會弄亂了紙本的整理系統。他們認為就是要列印成紙本，跟其他相關文件一起放進檔案夾，否則就無法掌握整體情況。像是工作進行狀況的紀錄，或是與對方往來的紀錄，都要全部收進檔案夾才算有意義。

確實，把相關文件整合起來是整理術的重點之一。尤其是長年以來都這么做的情況下，突然進入電腦內容與紙張檔案分開的狀態之中難免會感到不安，就像原本應該是一捆的文件，分別放在辦公桌抽屜和另一個房間的書架上。

電腦要像紙本文件一樣做整理

像這樣感到不安的時候，把電腦內容跟紙本文件做一樣的整理，也是一個好方法。降低對電腦的心理障礙之后，就不會覺得它是其他房間的書架，而是辦公桌抽屜的延伸。實際上，以收納的場所來看，無論是容量或使用的方便性，電腦都會比ABC接近自己的抽屜要ABC許多。

就算不列印成紙張歸檔，也應該大概了解里面有哪些文件。若是忘記了這是什么時候送給對方的，或是什么時候收到的，那就沒辦法工作了。如果不去一一確認紙本文件，只要在腦中做過整理，也可以掌握整體結構。這么一想，就能接受不列印也沒關系的事實吧。

為了更進一步消除不安，紙本文件的分類法一樣適用在電腦上，也就是讓檔案夾和資料夾的名稱一致，做相同的分類。這么一來，就可以毫無阻礙地從抽屜到電腦，或是從電腦到抽屜，尋找文件。不用切換思考模式，也可以用相同的方法找東西。

如果把文件收到有側背的紙本檔案夾里面，那么電腦里面也要做一個名稱相同的資料夾，再把符合的文書檔案收到資料夾里面。對于會電腦基本操作的人來說，制作新資料夾或是移動檔案，應該是很簡單的動作。如果不懂，就請教使用相同軟體的同事吧。

使用資料夾做容易了解的整理
相關文件分置于好幾個透明文件夾的時候，首先要在電腦中建立一個資料夾，鍵入代表大略分類的名稱。

像是磚案名稱、經手商品名稱等等，使用常用的名稱就好。
接著在這個資料夾里面建立一些子資料夾，這些子資料夾就相當于透明文件夾等紙本的檔案夾。

每一個子資料夾，要鍵入跟透明文件夾一樣的名稱，里面分別儲存相對應的檔案。這么一來，就成了大資料夾里面，收藏了小分類文件的狀態。

因為檔案跟資料夾很容易搞混，所以在這里稍微提醒一下，電腦里面的資料群叫做檔案（file），而收藏許多檔案的叫做資料夾（folder）。

只要制作一份文書，就會自動產生一個檔案，而文件也分別會成為一個個檔案。把這些檔案放入資料夾做分類，就是ABC基本的整理方法了。@
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為什么紙本文件有增無減呢？
為什么紙本文件有增無減呢？

A公司資料　B公司資料　C公司資料　D公司資料　E公司資料
說明書　法規條例　業務研習　財務報表　系統開發費
還是用紙本保管比較安心！
全部印成紙張來整理，只會占空間。

資料夾與文件做相同整理

資料夾與文件做相同整理
業務研習
新人研習　主任研習　所長研習　2006年資料　2005年資料

A公司資料
4月會議　5月會議　6月會議　財務報表　銷售成績
建立跟紙本檔案夾相同名稱的資料夾來做整理。
這么一來就好懂多了！

摘自 《史上ABC強整理術》 商周出版社 提供
(http://www.dajiyuan.com)