為什么我們會如此操心？到底有沒有能消除不安的方法？為了實行減輕我們心里負(fù)擔(dān)的“消滅不安行動”，要養(yǎng)成“在適當(dāng)時間做日程表確認(rèn)”的習(xí)慣。

假設(shè)有人是在星期一確認(rèn)當(dāng)周行程，另一人是在上周的星期五確認(rèn)下一周行程。在星期一確認(rèn)行程的人，因為是當(dāng)周已經(jīng)開始才在做確認(rèn)，萬一有什么緊急事情發(fā)生，是無法及時做任何補救動作，而且在周休二日期間還會一直擔(dān)心“萬一發(fā)生什么事耽誤到行程怎么辦？”，也沒辦法放心好好休息。

相較之下，在上星期五就做好確認(rèn)工作的人，則是可以好好享受周休二日的假期，萬一發(fā)生突發(fā)事件也可以利用休假時間做補救動作。

而每天的行程確認(rèn)工作也是如此，不是早上才來做確認(rèn)，而是要在前一晚就做確認(rèn)工作。這么一來就能很安心地入睡，如果還是有些許不安，可以隔天提早一點起床再做一次確認(rèn)工作。雖然這個想法相當(dāng)單純，但會真正這樣實行的人卻是少之又少。

重點就在即早看清風(fēng)險所在，早點看清敵方的劍首，知道如何閃躲及攻擊，這么一來面對敵方就一點也不恐怖。但在確認(rèn)行程時，如發(fā)現(xiàn)無法作補救時，理所當(dāng)然會產(chǎn)生不安全感，為了消除這分不安感，必須要在發(fā)生緊急事件的ABC時間進(jìn)行修補動作，全盤掌握日程表的走向，而這個確認(rèn)動作ABC的時間分別是星期五的晚上及前一天的晚上。

沒有壓力的周末

確認(rèn)下一周的行程

做好萬全準(zhǔn)備

迎接新的一周

靈活運用日程表

身邊事務(wù)繁忙的時候，行程往往都是以分為單位在進(jìn)行，這個時候如果沒有多規(guī)劃一些“閑暇時間”來做為緩沖，要是突然發(fā)生緊急狀況，可是會使我們的行程出現(xiàn)大混亂。

我的做法是將預(yù)定開會時間在行程表上多設(shè)定三十分鐘。一小時的會議在行程表上拉長為一個半小時，這么一來就算會議時間延長也不必?fù)?dān)心，因為有充裕的對應(yīng)時間，在預(yù)定時間內(nèi)結(jié)束的話，也可以提早來進(jìn)行其他工作。

如果需要外出，也要事先預(yù)估塞車時間，準(zhǔn)備至少十五分鐘的緩沖時間。事先規(guī)劃出充分的緩沖時間就是讓自己的行程安排更加上手的重點所在，這也是“靈活運用日程表”的方法。

以電腦來管理日程表，往往會想塞滿能夠?qū)戇M(jìn)去的事項，但在這個時候需要冷靜下來做些退讓，因為即使自己能夠在時間內(nèi)完成，其他人和自己可能不一樣，這么一來就會使得行程大亂。

所以要有對應(yīng)方法來解決這樣的不確定性，而這里的做法也是準(zhǔn)備多余的緩沖時間。這在項目管理過程中稱做緩沖，需要事先準(zhǔn)備三個緩沖(項目緩沖、資源緩沖、匯合緩沖)。

在項目緩沖中，不管事情是如何發(fā)生都一定會有相互對應(yīng)的緩沖，以之前舉過的例子來做說明，將預(yù)定會議時間多設(shè)定三十分鐘就是這里所謂的項目緩沖。

而匯合緩沖指的就是整個事情的作業(yè)路線(在項目管理中稱為關(guān)鍵路徑)，同時進(jìn)行的其他作業(yè)活動的緩沖，譬如自己參加其他人舉辦的會議而遲到等，事先預(yù)想自己的行為會導(dǎo)致他人的作業(yè)行動延遲的情形。資源緩沖則是指在緊急時刻，要有足夠的人、事物、金錢來作準(zhǔn)備這件事。

一件事必須具備的3種緩沖方式

項目緩沖 空檔時間

匯合緩沖 空檔時間

資源緩沖 足夠的人、事物、金錢

這就是所謂“制造空檔”來管理日程表的方式。這樣的做法能排除不安來源，而且能更集中精神在原本正要進(jìn)行的構(gòu)思活動上。和星期五確認(rèn)日程表的做法一樣，是一個創(chuàng)意稿手不可或缺的習(xí)慣。@

摘 自 《創(chuàng)意工作秘技》 商周出版社 提供(http://www.dajiyuan.com)