講重點(diǎn)、圖像化，讓觀眾對你目不轉(zhuǎn)睛

整理?撰文 / 韋惟珊

「幾乎所有PowerPoint簡報都像臭掉了的雞蛋一樣，讓人難以下嚥。」行銷大師賽斯?稿汀（Seth Godin）在《糟糕透頂?shù)腜owerPoint簡報》（暫譯，《Really Bad PowerPoint:and how to avoid it》）中指出，投影片是為了輔助觀眾接受你的觀點(diǎn)，幫助他們了解你的心情、感受和意見，如果只是做出一份詳列事實和圖表的檔案，那乾脆取消上臺或會議，寫份報告送去就好。 

你也曾經(jīng)做出像「臭雞蛋」一樣的簡報嗎？更令人沮喪的是，這份「發(fā)臭」的簡報，很可能是你費(fèi)了很大的心力，拚命地剪下、貼上「相關(guān)」資訊才完成的，結(jié)果卻讓人「難以下嚥」。 

問題到底出在哪里？你有些觀念要改，也有些原則要把握，就能改善問題。 

首先，別再把投影片當(dāng)成備忘稿或是補(bǔ)充資料大全。「投影片就是投影片，文件就是文件，如果你試著要把兩者結(jié)合，那會得到一個糟糕的結(jié)果，就是腳踏兩船，兩頭落空。」《簡報禪》作者賈爾．雷諾茲（Garr Reynolds）將這種「資料爆炸」的投影片命名為「投影件」（slideument），當(dāng)你選擇在投影片中填滿一行又一行的文字，只會讓觀眾迷失在「字海」里，聽不進(jìn)你想說的話。 

其次，謹(jǐn)記每一個簡報大師都會提到的關(guān)鍵字詞：「少即是多」「只放重點(diǎn)」「以圖像取代文字」。這么做的目的，某種程度上也是為了避免「字海氾濫成災(zāi)」。畢竟投影片不是文件，文件是讓人自行閱讀的，投影片則是要經(jīng)由講者口述，帶領(lǐng)觀眾理解內(nèi)容，用途不同，內(nèi)容的詳盡程度自然也不同。 

ABC后，技巧再炫、再怎么吸睛的簡報檔案，如果沒有達(dá)到「傳遞訊息」的效果，也是枉然。所以，好的簡報檔理應(yīng)「內(nèi)容先行」，再透過版面設(shè)計或聲光效果，設(shè)法加強(qiáng)「內(nèi)容可讀性」，讓觀眾容易吸收和理解。 

簡報是動詞，指上臺表述你的想法；簡報也是名詞，指承載想法的輔助工具：投影片，大多數(shù)時候我們都稱它PowerPoint或ppt。不管是「開口簡報」或「動手製作簡報檔案」，兩件事都不簡單，都需要大量的練習(xí)。 

或許你更常因為要上臺簡報而緊張焦慮，覺得簡報檔案「丑一點(diǎn)」沒關(guān)係，畢竟自己又不是什么美術(shù)視覺磚家，而且還可以動口補(bǔ)充說明。不過，你一定也羨慕過「好看的投影片」，更曾感受過資訊龐雜或語焉不詳?shù)耐队捌l(fā)的不耐。當(dāng)投影片幾乎已經(jīng)是簡報的基本配件，即使你做不出令人驚艷的投影片，為你的簡報「加分」，至少也應(yīng)該做到不讓投影片為你的簡報「扣分」，給人粗製濫造或應(yīng)付了事的感覺。 

這一次，我們試著從「工欲善其事，必先利其器」的角度出發(fā)，學(xué)習(xí)製作簡報檔案的技巧，目的不是「視覺效果」，而是「有效溝通」，讓你在臺上做簡報時，表現(xiàn)得更出色、更吸引聽眾目光。

【本文出自《經(jīng)理人月刊》122期，未經(jīng)授權(quán)禁止轉(zhuǎn)載。】