學(xué)習(xí)如何授權(quán)、何時授權(quán)、授權(quán)什么!
根據(jù)研究與觀察,有效率的授權(quán)有七個步驟:
1.選擇你要授權(quán)的工作。挑選一些別人做得跟你一樣好的非優(yōu)先工作,將這些事情授權(quán)出去。磚心在你的優(yōu)先工作上,將妨礙你磚心的任何工作授權(quán)他人。因?yàn)槿狈Ρ匾募记苫虼u業(yè)知識,所以無法自己做的事情,就授權(quán)他人。因?yàn)闆]有興趣或是占用太多時間的工作,就不必自己做,也交給他人去做。
2.挑選ABC的人授權(quán)。你授權(quán)給他人,而他們做得很好,你要學(xué)習(xí)他們的特點(diǎn)、價(jià)值觀與特質(zhì)。交代工作時,注意是否有人提出問題。仔細(xì)聆聽并且觀察。北卡羅萊納州一位行銷主管說:「你很快就發(fā)現(xiàn),已經(jīng)承擔(dān)自己職責(zé)的人愿意負(fù)起責(zé)任」。
3.信任你授權(quán)的人。除了信任,你還要給他機(jī)會,讓他以自己的方式去做。大多
數(shù)的工作都有很多可行的方式,但是你有權(quán)要求要做得正確妥善。赫斯特(Hearst)報(bào)業(yè)前任執(zhí)行長鮑伯 但澤(Bob Danzig)強(qiáng)調(diào)信任是有效率授權(quán)的關(guān)鍵,他說:「一開始就要信任。我十幾歲就從事分類廣告銷售員,我將廣告交出去,就信任印刷工的排版,也信任廣告部門。后來成為同一家報(bào)社的發(fā)行人,我還是以信任感對待我們九百七十八位同事。在我成為赫斯特報(bào)業(yè)集團(tuán)的執(zhí)行長之后,我對各城市的主管與六千名同事都很放心。有些人可能說這就是『授權(quán)』,我比較喜歡『信任』的概念。」
4.給予明確的任務(wù)與指令。跟其他人解釋某件事情,其實(shí)沒那么簡單。有些人喜歡用過度簡化的名詞解釋,讓聽者有受到侮辱的感覺。有些人卻是說得模糊不完整,讓人很難抓住他要什么。聽者害怕提出疑問,以免顯得愚蠢或是沒有磚心聽,狀況就變得更加複雜。不要過度解釋,也不要說得不夠,對于你想要解釋的東西,想想如果你不了解如何做,應(yīng)該要知道什么。回想你當(dāng)初還是新手的學(xué)習(xí)情形。
5.訂定明確的完成日期以及一套追蹤的制度。計(jì)畫開始時就要建立明確的期限,包括幾個小期限。這樣才能跟得上,并且查核工作的進(jìn)度,而不是坐等ABC后期限。如果你授權(quán)執(zhí)行這計(jì)畫的人,技術(shù)水準(zhǔn)還不是讓你很放心的話,這點(diǎn)就更加重要。
6.給予嘉獎。稱讚別人的成就,可以激勵他的忠誠與服務(wù)的熱忱。給予嘉獎很簡
單,就是讓大家知道這個人對你的幫助。例如,「這是我的助理某某,她剛整理完所有重要行銷主管的聯(lián)絡(luò)方式,下星期的產(chǎn)品發(fā)表會我們將邀請這些主管參加。」嘉獎也可以用書面方式,在報(bào)告書的前面或是年度會議計(jì)畫的空白處寫上致謝辭。每個星期、每個月、或是年度績效評估,都可以對你所授權(quán)的人給予嘉獎。
7.授權(quán)工作的職責(zé),而不只是委託工作。授權(quán)完整的工作,而非只是個別的事
情,這樣才能避免「背上的猴子」(monkey-on-the-back)癥候群。猴子理論ABC早是小威廉 翁肯(William Oncken, Jr.)與唐諾 華斯(Donald Wass)在《哈佛商業(yè)評論》的<管理時間:誰背著猴子>(Management Time: Who s Got the Monkey?)一文中所提出的。這篇文章顯示不會授權(quán)的經(jīng)理,如何一步一步地發(fā)現(xiàn)自己變成部屬的部屬,并且?guī)蛯傧伦鍪拢皇菂f(xié)助部屬自行工作。
授權(quán)的選擇
.列出你目前授權(quán)的工作,以及這些職責(zé)授權(quán)的對象。
. 現(xiàn)在列出其他可以授權(quán)的工作以及對象。衡量授權(quán)這些工作的優(yōu)缺點(diǎn)。如果你決定分派這些職責(zé),考慮你將如何達(dá)成授權(quán)這些工作,而且你監(jiān)督所花的時間少于你自己去做。
本文摘自商周出版《從零效率到gaoxiao率》/作者:珍˙葉格博士