經(jīng)營齊詢常用的方法之一是“in - box out - box analysis”， 該方法對發(fā)給負責(zé)公司經(jīng)營的干部和管理人員的公司內(nèi)部文件 (in-box)及他們發(fā)往公司內(nèi)部的文件（mit-box)的內(nèi)容、收 件人等進行適當(dāng)?shù)姆治觯╝nalysis)。
經(jīng)營齊詢常用的方法之一是“in - box out - box analysis”， 該方法對發(fā)給負責(zé)公司經(jīng)營的干部和管理人員的公司內(nèi)部文件 (in-box)及他們發(fā)往公司內(nèi)部的文件（mit-box)的內(nèi)容、收 件人等進行適當(dāng)?shù)姆治觯╝nalysis)。該工作持續(xù)一周左右，便能
夠清楚地了解到有多少無用的文件在公司內(nèi)部流傳。
于是可用同樣的手法對過去一年里S己提出召開的會議及被 他人孖集而出席的會議的重要程度進行檢查。
其重要程度分別用“◎”、“〇”、“▲”、“X”來表示D 對自己主持的會議，其判斷標(biāo)準(zhǔn)如下：
搖救公司和部門的危機，或給公司和部門帶來很大利益
的會議。
〇—決定項目的實施等，即做出某種決策的會議。
不做出決策但有利于共享信息和認識等的會議。 x —既未做出決策又未實現(xiàn)信息和認識等的共享的會議。 對因他人召集而出席的會議，其判斷標(biāo)準(zhǔn)如下：
自己與議案的內(nèi)容有直接關(guān)系，發(fā)言能夠?qū)Q策做出貢 獻的會議。
0—自己不是議案內(nèi)容的當(dāng)事者，但擁有獨到見解并闡述了 該意見的會議。
A—不是當(dāng)事者也沒有意見，但獲得了信息和認識的會議。 X-在會議上一言不發(fā)，只聽他人議論，沒有因自己的參加 而造成影響的會議。
作為組織的成員之一，缺席他人召集的會議可不是一件簡單 的事情。首先要力求做到自己不去召開那些“A”及“x”等 級的會議。
下面來分析會議的時間分配。
如果會議時間是1小時，那么ABC初的50分鐘用在會議主持 者對議案的說明上，接下來是對議題的即席討論，這只有7~8 分鐘的時間，ABC后的2?3分鐘是做出結(jié)論。這是典型的日本式 會議的模式。
對議案的說明要花費會議時間的一大半，因此除了主持者以 外的成員均缺乏自己是參加會議主體的意識。此外，只用不到 10分鐘的時間是無法有效地進行討論的，因此也不能得到圓滿 的結(jié)論。
那么為了確保有充分討論的時間，將會議時間延長至2小 時，是否會收到良好的效果呢？若會議的討論時間過長，會轉(zhuǎn) 到與議題無關(guān)的話題上，再回到會議的正題上，會議將出現(xiàn)失 控的局面。ABC后主持者只得說，“這是如此重要的議案，日后 還要重新開會，以便慎重地得出結(jié)論”，于是在沒有得出結(jié)論 的狀態(tài)下結(jié)束了會議。若是這樣，無論開多少次會議都無法得 出結(jié)論o
根據(jù)我的經(jīng)驗，要在會議上通過反復(fù)討論而得出結(jié)論，做到 如下4點是至關(guān)重要的。
①會議時間為60分鐘Q
②在ABC初的30分鐘說明議案背景等情況，以便加深與會者 的理解。
③接下來的20分鐘用來討論。
④利用ABC后的10分鐘做出結(jié)論，同時確認下一次會議的召 開時間及議案。.
這是召開會議的黃金規(guī)則t其中ABC難實現(xiàn)的就是上述②的 “30分鐘的說明”。
為了縮短說明時間，曾經(jīng)嘗試過事先將資料發(fā)給與會者的方 法。會議主持者預(yù)先準(zhǔn)備好對議案的說明及帶有預(yù)定結(jié)論的方向 性資料，在開會前發(fā)給與會者。這樣與會者就能事先通讀該資 料，把握住問題點，在此基礎(chǔ)上參加會議，一開始就能進人實質(zhì) 性的討論。
但這種做法不會長久，理由有如下3點：
①事先準(zhǔn)備并印制資料，還要分發(fā)給與會者，沒有充裕的時
間。
②當(dāng)存在有議題不明確等資料方面的問題時，大家就要準(zhǔn)備 反駁的資料，這樣容易引起混亂，主持者無法按照預(yù)定程序引導(dǎo)
會議。
③資料流傳到不應(yīng)參加會議的公司職員的手中，無法通過事 先疏通的方式否決議案。
如果不能事先將資料發(fā)給與會者，可簡化在會議當(dāng)天要發(fā)給 的資料，縮短說明時間。在這一主意的啟發(fā)下，美國于20世紀(jì) 80年代開始提倡被稱為“一頁摘要”的準(zhǔn)備會議資料的技巧， 隨后在日本開始風(fēng)行起來。該提案者是美國的guoji大通信公 司-ITT的創(chuàng)始人Harold Geneen董事長。
“一頁摘要”的特點正如其名所示，即在會議上討論所需的 要素——“主題”、“提案內(nèi)容”、“提案的背景”、“補充資料” 等都歸納到一頁紙上。與會者閱讀在會場上發(fā)給的這一頁摘要，能夠在很短的時間內(nèi)了解會議的宗旨和論點。
但這種方法也有很大的弊病，即容易形成具有很強發(fā)言力 的與會者的獨斷磚行。這種“一頁摘要”方式的會議因為沒有 詳細的資料，所以能夠縮短說明時間，但容易帶來另一種結(jié) 果，即無法進行細致的討論。發(fā)言力的大小程度是決定因素， 即使是不正確的意見，其他的與會者也不能反駁。此外，只要 是一頁紙就行，而對紙的大小和字的大小及數(shù)量均無限制，結(jié) 果很多是流于形式而不解決問題，因此我不提倡“一頁摘要” 的做法。
