我們必須消除時間的浪費(fèi)與作業(yè)的無效率，時間的浪費(fèi)是因?yàn)槟銢]有安排行程，也沒有空出一段長時間來處理任務(wù)，于是就產(chǎn)生工作時間缺乏的問題。安排或規(guī)劃自己的時間吧！
人的心思很奇怪，常常做一項(xiàng)任務(wù)時，腦筋就開始神游。意識控制著我們，當(dāng)你看到這段文字時，你就會下意識握著滑鼠準(zhǔn)備控制文章往下。意識只有一個，所以我們必須要很磚注于該任務(wù)才能了解或處理完美，可惜的是，太過磚注會耗盡我們的精力，因此通常都持續(xù)不久。
所以有研究者認(rèn)為上課50分鐘必須休息10分鐘，這是ABC學(xué)習(xí)的方法。還好我們有潛意識，而且潛意識有好幾個，協(xié)助意識控制我們。我們意識在磚注于這篇文章時，我們也會將控制權(quán)移交給潛意識，所以你會控制滑鼠將文章往下。不錯，透過眾多的潛意識你可以監(jiān)督身旁的事務(wù)，你一心可以多用，我們的意識就可以從繁瑣的雜事中脫身來處理更重要的事情，考慮更關(guān)鍵的決策。到底是意識還是潛意識控制我們的行為呢？當(dāng)然以我們的想法是意識才對，它發(fā)出命令，控制我們的行動，可惜的是，事與愿違，潛意識才是控制我們的行動。
一些小事情我們常常交給潛意識來發(fā)落，想想看我們正在游泳，剛好池塘邊有人跟你講話，如果沒有潛意識來注意的話，我們就會不知所措，可能想要磚注于對話，而忘了如何揮動手臂來游泳，就會沉入下去，發(fā)生危險。
潛意識控制著我們，而且不只是一個潛意識，它隨時開著，注視你身旁的事務(wù)，讓你的意識可以充分休息。真是不可多得的管家，但是就是太多的潛意識，所以我們隨時都會分心，意識不夠強(qiáng)的話，我們隨時都會被干擾，沒有安排行程的話，任務(wù)隨時都會中斷。一中斷你就必須花費(fèi)更大的精力與時間回到這些重要的任務(wù)上。
如果你的任務(wù)行程沒有安排好，整個作業(yè)系統(tǒng)就會停滯，后面的行程也會被迫延遲，這些損失是非常巨大，只是在這些作業(yè)系統(tǒng)中，發(fā)生送貨問題，客戶罰我們的款，我們就知道損失多少。但是一般事務(wù)中，發(fā)生延遲問題時，到底損失多少？我們無從計算，可能影響你一輩子，也有可能不痛不癢。
確實(shí)我們必須消除時間的浪費(fèi)與作業(yè)無效率，時間的浪費(fèi)是你沒有安排行程，也沒有空出一段長時間來處理任務(wù)。所以，你會產(chǎn)生這些問題：
文件：
1. 檔案太亂，搜尋不易。
2. 桌面不整齊，影響辦公。
3. 電子郵件沒有整理，忘東忘西。
電話：
4. 電話干擾，無法磚心做事。
5. 電話交代不清，找不到重點(diǎn)。
6. 通話過久，影響處理時間。
會議：
7. 會議太多
8. 議而不決
9. 主題不明確
10. 難以形成共識
規(guī)劃：
11. 沒有規(guī)劃行動
12. 目標(biāo)混亂
13. 個人組織能力不佳
14. 缺乏完成期限
15. 深懼授權(quán)
16. 權(quán)力或責(zé)任界定不清
17. 出差太多
18. 不會使用時間規(guī)劃工具
執(zhí)行：
19. 行事優(yōu)先等級不良
20. 事必躬親
21. 溝通不良
22. 不好意思拒絕
23. 上司找麻煩
24. 不速之客
25. 猶豫不決
26. 拖延的習(xí)慣
因?yàn)檫@些因素使我們常常抱怨工作量過多，總是認(rèn)為主管為何不加派人手來協(xié)助我，為何不把任務(wù)分發(fā)給其他同事呢？于是就產(chǎn)生工作時間缺乏的問題。安排或規(guī)劃自己的時間吧！檢視上面的些問題點(diǎn)，有則改之，無則鼓勵自己一下。
改善觀念將是維持我們產(chǎn)品品質(zhì)與交貨準(zhǔn)時的觸發(fā)點(diǎn)，缺乏持續(xù)改善，我們只能墨守成規(guī)，認(rèn)為目前的現(xiàn)象是ABC的，你將永遠(yuǎn)停留在現(xiàn)狀，客戶就不會滿足。時間管理也是一樣，不改善自己，你就持續(xù)抱怨為何工作量這么多，永遠(yuǎn)做不完…等等的問題。
看板是作業(yè)中可以看到的訊號或紀(jì)錄，透過看板可以了解哪時候物料需要補(bǔ)貨或移動，它是一種目視法，非常簡易的方法，一看就知道，我們下一個動作需要做甚么？考慮一下你的任務(wù)的下一步是甚么？做個看板吧！跟自己討論你的任務(wù)數(shù)量，哪一個比較重要哪一個比較急迫，讓自己了解自己的狀況。
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擅長業(yè)務(wù)管理、銷售分析、時間管理、人脈管理等。曾任東吳大學(xué)講師、資策會講師、YWCA管理講師、青創(chuàng)總會講師、亞太教育訓(xùn)練網(wǎng)講師，著作《業(yè)務(wù)寶典-[銷售分析篇]》、《業(yè)務(wù)寶典-[風(fēng)險決策篇]》、《數(shù)位時間管理達(dá)人》等。
